Xếp hạng trong Excel – Muốn nhanh cần dùng hàm gì?

IIE » Microsoft Office » Xếp hạng trong Excel – Muốn nhanh cần dùng hàm gì?

Xếp hạng trong Excel cần dùng hàm gì, công thức hàm, hàm xếp hạng từ cao đến thấp, từ thấp đến cao, hàm xếp hạng theo điều kiện.

Content

Hàm xếp hạng trong Excel là hàm gì?

Hàm xếp hạng trong Excel cơ bản nhất chính là hàm RANK. Nó được sử dụng nhằm mục đích sắp xếp lại các dữ liệu theo thứ tự từ thấp nhất đến cao nhất, hoặc ngược lại từ cao nhất đến thấp nhất. Thứ tự sắp xếp hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu của bạn. 

Nhờ sự trợ giúp của hàm RANK, thời gian làm việc của dân văn phòng, đặc biệt là những người cần thường xuyên xử lý các con số, sẽ được tiết kiệm rất nhiều. Thời gian này chúng ta có thể sử dụng để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel.

Ngoài ra, nếu để ý người dùng cũng có thể tìm thấy một vài điểm tương đồng về mặt chức năng giữa hàm xếp hạng trong Excel và công cụ Sort, nhưng có sự nhỉnh hơn về hiệu quả hoạt động cũng như tối ưu. 

Dưới đây là một số trường hợp bạn nên sử dụng hàm xếp hạng trong Excel để làm việc hiệu quả hơn:

Còn trường hợp cần xử lý bảng dữ liệu có không dưới 2 giá trị giống nhau, cách xử lý như thế nào?

Thực ra trong những trường hợp như vậy, người dùng Excel thường cảm thấy cực kỳ bối rối. Tuy nhiên nếu bình tĩnh xem xét bạn sẽ thấy không hề khó vì hàm RANK vẫn cho phép xếp chúng đồng hạng. Lấy ví dụ trong một bảng dữ liệu có giá trị 20 được lặp lại 2 lần, khi đó RANK sẽ xử lý và cho ra kết quả là số 20 xuất hiện lần thứ 2 đồng hạng cùng số 20 xuất hiện lần thứ nhất.

Công thức hàm xếp hạng trong Excel

Chúng ta đều biết rằng mỗi một hàm trong Excel tuy nhằm mục đích khác nhau nhưng chắc chắn không thể nào thiếu được một công thức mặc định. Hàm xếp hạng trong Excel cũng không nằm ngoài quy tắc này.

Công thức hàm xếp hạng trong Excel hay chính là hàm RANK như sau:

=RANK(number,ref, [order])

Trong đó:

Nếu chưa sử dụng hàm xếp hạng trong Excel lần nào, có thể bạn sẽ cảm thấy công thức của nó khá rắc rối và trừu tượng. Tuy nhiên đừng quá lo lắng, trong các phần dưới đây chúng mình sẽ đưa ra một vài ví dụ cụ thể để bạn hiểu rõ hơn.

Hàm sắp xếp từ cao đến thấp trong Excel

Khi xử lý một bảng dữ liệu và chỉ đơn thuần muốn sắp xếp lại các giá trị trong đó theo thứ hạng từ cao nhất đến thấp nhất, bạn có thể sử dụng hàm xếp hạng trong Excel hay chính là hàm RANK theo công thức sau:

=RANK(number,ref, [order]) hoặc =RANK(number,ref)

Lấy ví dụ bạn cần xếp hạng danh sách nhân viên theo thành tích hoàn thành KPI từ cao nhất đến thấp nhất trong tháng 7/2021 của phòng Nội dung (Content Marketing).

Để giải quyết yêu cầu này, bạn chỉ cần: 

Bước 1: Trước hết hãy nhập vào công thức cho ô đầu tiên nằm trong cột xếp hạng với cú pháp:

=RANK(B2,$B$2:$B$5,0) hoặc =RANK(B2,$B$2:$B$5)

Giải thích rõ hơn về công thức:

Bước 2: Nhấn phím Enter trên bàn phím để nhận được kết quả như trong hình dưới đây.

Bước 3: Cuối cùng, để áp dụng cách xếp hạng này cho những nhân viên còn lại của phòng Content, bạn đơn giản chỉ cần copy công thức xuống là được. Kết quả cuối cùng chính là nhân viên Đinh Hoàng Mai đạt thành tích cao nhất với 30 bài viết. Công thức này đặc biệt hữu ích để tìm ra và khen thưởng cho những nhân viên đạt thành tích xuất sắc.

Hàm sắp xếp từ thấp đến cao trong Excel

Vậy còn trường hợp bạn cần tìm ra người có thành tích kém nhất trong nhóm để kịp thời nhắc nhở thì sao? Quá đơn giản, chúng ta chỉ cần làm ngược lại, tức là áp dụng hàm xếp hạng trong Excel để cho ra kết quả thứ tự xếp hạng từ thấp đến cao.

Để xếp hạng dữ liệu theo thứ tự từ thấp nhất đến cao nhất, hãy áp dụng công thức:

=RANK(number,ref,1)

Giải thích rõ hơn về công thức:

Xét ví dụ bạn cần xếp hạng cho nhân viên phòng Nội dung (Content Marketing) theo thành tích đạt KPI từ cao đến thấp trong tháng 7/2021.

Để giải quyết yêu cầu này, bạn chỉ cần: 

Bước 1:  Trước hết hãy nhập vào công thức cho ô đầu tiên nằm trong cột xếp hạng với cú pháp:

=RANK(B2,$B$2:$B$5,1)

Giải thích rõ hơn về công thức:

Bước 2: Nhấn phím Enter trên bàn phím để nhận được kết quả như trong hình dưới đây.

Bước 3: Cuối cùng, để áp dụng cách xếp hạng này cho những nhân viên còn lại của phòng Content, bạn đơn giản chỉ cần copy công thức xuống bằng cách di chuyển con trỏ chuột vào góc bên phải của ô đầu tiên và kéo xuống.

Như vậy là nhờ vào sự trợ giúp của hàm xếp hạng trong Excel, bạn dễ dàng tìm ra nhân viên có thành tích kém nhất phòng Nội dung trong tháng 7/2021 là nhân viên Nguyễn Quốc Đại. Từ kết quả này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra hướng giải quyết cũng như phân chia lại công việc cho phù hợp.

Hàm xếp hạng trong Excel theo điều kiện

Trong thực tế làm việc, trong nhiều trường hợp bạn không chỉ đơn thuần muốn sắp xếp theo dữ liệu từ cao đến thấp hoặc ngược lại, mà còn có thể là sắp xếp theo một số điều kiện nào đó. Khi đó, đừng quên rằng chúng ta có hàm xếp hạng trong Excel theo điều kiện nhé. 

Hiện tại Excel cung cấp cho người dùng hai loại hàm xếp hạng theo điều kiện, đó là: Xếp hạng trong Excel theo một điều kiện và Xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện.

Xếp hạng trong Excel theo một điều kiện

Khi bạn chỉ cần đặt ra duy nhất một điều kiện đối với việc xếp hạng trong Excel, nếu trường hợp này chỉ dùng một mình hàm RANK thì chắc chắn sẽ không nhận được kết quả. Giải pháp lúc này chính là áp dụng đồng thời nhiều hàm khác nữa.

Việc kết hợp sử dụng hàm RANK cùng với một điều kiện nhất định sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình phân hạng. Nó khiến quá trình này diễn ra vừa rõ ràng lại tránh xảy ra sự đồng hạng. Điều này thực tế đặc biệt cần thiết trong trường hộ bạn cần sắp xếp loại học sinh theo số điểm của mỗi môn.

Xét ví dụ bạn cần xếp hạng các nhân viên theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất bằng điểm trung bình của 3 tiêu chí gồm: Trang phục, Giờ giấc và Thái độ. Điều kiện đặt ra ở đây là người có điểm Giờ giấc cao hơn sẽ được ưu tiên xếp ở thứ hạng cao hơn.

Để thực hiện yêu cầu này, bạn cần:

Bước 1:Trước hết, để tiện hơn cho quá trình xếp hạng nhân viên theo điều kiện về điểm Giờ giấc đúng như được yêu cầu, chúng ta nên xét điểm ưu tiên Giờ giấc nếu điểm trung bình bằng nhau trước, công thức lúc này sẽ là:

=IF(COUNTIF($C$3:$C$7,C3)>1,RANK.EQ(C3,$C$3:$C$7,1),0)

Giải thích rõ hơn về công thức:

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản là công thức này sắp xếp theo nguyên tắc nếu điểm trung bình trùng nhau thì sẽ xét xem ai có điểm Giờ giấc cao hơn sẽ được xếp ở vị trí cao hơn.

Vậy tại sao lại sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp? Câu trả lời là vì thứ hạng đang được tính theo điểm Giờ giấc này sẽ dùng để cộng vào điểm trung bình gốc (trong cột E), tức điểm càng cao thì thứ hạng sẽ càng tăng lên.

Tại sao lại dùng hàm RANK.EQ? Lý do là vì đây là hàm nâng cấp hơn của hàm RANK. Nếu như đang có nhiều hơn là 1 người có cùng số điểm Giờ giấc, vậy thì người nào có thứ hạng cao nhất chắc chắn sẽ được xếp ở thứ hạng cao hơn. Ví dụ như điểm Giờ giấc của nhân viên Thảo và Thắng đều là 9.5, tuy nhiên điểm trung bình của Thảo > Thắng => như vậy Thảo sẽ được xếp hạng cao hơn Thắng.

Bước 2: Giờ thì ta cần tính lại điểm trung bình sau khi đã tính được điểm ưu tiên Giờ giấc, công thức cần nhập vào sẽ là: =E3+G3/1000

Giải thích công thức rõ hơn:

Bước 3: Sau đó tiến hành xếp hạng nhân viên dựa vào số điểm trung bình vừa được tính lại theo công thức như sau:

=RANK(H3,$H$3:$H$7,0).

Bước 4: Cuối cùng nhấn phím Enter trên bàn phím để nhận được kết quả. Vậy là cuối cùng nhân viên được xếp thứ hạng cao nhất là Đoàn Văn Quyết với số điểm giờ giấc là 10.

Xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện

Trước khi tìm hiểu về cách xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện, bạn nên thực hành cho thật thuần thục cách xếp hạng theo một điều kiện. Khi đó dù là thực hiện các yêu cầu với bao nhiêu điều kiện cũng sẽ không làm khó được bạn.

Xét ví dụ bạn cần xếp hạng cho nhân viên theo yếu tố điểm trung bình, điều kiện đặt ra ở đây là nếu nhân viên đồng hạng thì sẽ ưu tiên xét theo thứ tự các hạng mục từ Giờ giấc > Trang phục > Thái độ.

Bước 1: Trước hết hãy xét ưu tiên điểm Giờ giấc khi điểm trung bình bằng nhau, công thức ở đây sẽ là:

=IF(COUNTIF($C$3:$C$7,C3)>1,RANK.EQ(C3,$C$3:$C$7,1),0)

Giải thích công thức rõ hơn: bạn có thể xem lại mục giải thích công thức trong Bước 1 phần xếp hạng trong Excel với một điều kiện.

Bước 2: Tiếp đến chúng ta xét ưu tiên điểm Trang phục nếu như điểm ưu tiên Giờ giấc trùng nhau, công thức sẽ là:

=IF(AND(G3>0,COUNTIF(G$3:G$7,G4)>1),RANK.EQ(B3,B$3:B$7,1),0)

Giải thích công thức rõ hơn:

Bước 3: Xét ưu tiên điểm Thái độ nếu trường hợp điểm ưu tiên Giờ giấc và Thái độ bằng nhau, công thức lúc này sẽ là

=IF(AND(K3>0,COUNTIF(K$3:K$7,K3)>1),RANK.EQ(D3,D$3:D$7,1),0)

Giải thích công thức rõ hơn:

Bước 4: Sau đó, hãy tính lại điểm trung bình dựa vào 3 điểm ưu tiên mà chúng ta vừa tính được, công thức là: =H3+J3/1000+K3/10000+L3/100000

Sở dĩ trong công thức chúng ta phải chia cho 1000, 10000, 100000 là vì ở mỗi cấp bậc ưu tiên chúng ta phải xét giảm đi 10 lần để nhận được kết quả không làm tròn. Điều này giúp dễ dàng phân loại dù là bằng mắt thường.

Bước 5: Cuối cùng, chỉ cần tiến hành xếp hạng cho các nhân viên dựa vào điểm trung bình vừa tính được theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất theo công thức:

=RANK(M3,$M$3:$M$7,0)

Bước 6: Nhấn phím Enter trên bàn phím và nhận được kết quả như sau:

Vậy là trong bài viết trên chúng ta đã cùng tìm hiểu về cách xếp hạng trong Excel. Hy vọng rằng những kiến thức này hữu ích với bạn. Cuối cùng, nếu thích bài viết, đừng quên bấm theo dõi trang ngay để liên tục cập nhật thêm nhiều bài viết thú vị khác bạn nhé!

Microsoft Office -