File Word bị lỗi: Toàn bộ nguyên nhân và cách xử lý triệt để

IIE » Microsoft Office » File Word bị lỗi: Toàn bộ nguyên nhân và cách xử lý triệt để

File Word bị lỗi, những kiểu file Word bị lỗi thường gặp, khắc phục file Word bị lỗi định dạng, bị lỗi font, có ký tự lạ, bị lỗi file conversion.

Content

Những kiểu file Word bị lỗi thường gặp

Thực tế khi làm việc bạn sẽ gặp phải rất nhiều kiểu file Word bị lỗi khác nhau. Dưới đây chúng mình sẽ đề cập đến những lỗi phổ biến nhất. Bạn đừng bỏ qua phần này vì về bản chất, để khắc phục được triệt để tình trạng file Word bị lỗi, bạn cần biết chính xác file đang gặp phải lỗi nào. 

File Word bị lỗi định dạng

Lỗi định dạng thường làm cho các chữ trong tài liệu bị dính liền vào nhau hoặc có khoảng cách không đồng đều. Nguyên nhân chính gây ra lỗi này thì rất nhiều, nhưng chủ yếu là do phiên bản Word chứa tài liệu gốc đó lại khác so với phiên bản Word mà bạn đang sử dụng trên máy tính của mình. Ngoài ra, khi copy tài liệu từ một số các định dạng khác như PDF hay PowerPoint, bạn cũng có thể nhìn thấy lỗi định dạng.

File Word bị lỗi font

Nếu bạn gặp một file Word bị lỗi và lỗi đó được hiển thị tương tự như trong hình dưới đây.

Thì chắc chắn file đang bị lỗi font chữ. Lỗi này thường xảy nếu bạn lựa chọn font chữ không trùng khớp với bảng mã mặc định trên hệ thống. Thực ra với lỗi này, bạn có thể nhanh chóng khắc phục bằng cách sửa lỗi tự động trong Word hoặc đổi sang một font hoàn toàn mới.

File Word bị lỗi có ký tự lạ

Khi gặp phải lỗi này, các ký tự lạ (như dấu chấm, hỏi chấm, hình ô vuông hoặc các hình dạng khác) sẽ xuất hiện khi bạn gõ dấu cách hay gõ dấu Enter. Nguyên nhân chính của lỗi này là do phần Display trong mục cài đặt đang được để ở chế độ đánh dấu Space hay đánh dấu ngắt đoạn. Tuy nhiên khi gặp lỗi này bạn cũng không cần quá lo lắng vì cách khắc phục rát đơn giản.

File Word bị lỗi file conversion

Lỗi này hay xảy ra mỗi khi bạn mở một file không đúng định dạng có đuôi .doc trong Word. Ngoài ra, nếu file Word bạn mở ra đang được lưu dưới dạng một phiên bản Word khác so với phiên bản Word mà bạn đang sử dụng trên máy tính của mình, bạn cũng có thể gặp lỗi file conversion.

Sở dĩ nhiều người thường gặp phải lỗi này là do hiện đang có khá nhiều những phiên bản Word khác nhau được đưa vào sử dụng, do đó không có sự đồng nhất.

Cách khắc phục file Word bị lỗi định dạng

Nếu file Word bị lỗi định dạng, bạn có thể khắc phục một cách nhanh chóng bằng các bước sau đây:

Bước 1: Bấm tổ hợp phím CTRL + A để bôi đen toàn bộ văn bản đang mắc lỗi định dạng.

Bước 2: Vào tab File trên thanh công cụ => chọn Options.

Bước 3: Khi thấy bảng chọn Word Options hiện ra, hãy tìm đến mục Proofing.

Bước 4: Tại mục When correcting spelling and grammar in Word, hãy bỏ tích toàn bộ các ô vuông => chọn OK là xong.

Lúc này bạn sẽ thấy toàn bộ văn bản đều đã được khắc phục lỗi định dạng dính chữ.

Cách khắc phục file Word bị lỗi font

Với các file Word bị lỗi font, bạn đừng vội vàng xóa file đi và soạn thảo lại từ đầu vì trong Word vốn có sẵn một công cụ hoàn toàn có thể giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi được bảng mã đang áp dụng sang một mã phù hợp.

Để sử dụng công cụ này, trong file Word bị lỗi font, hãy tiến hành các bước dưới đây:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ văn bản bị lỗi, nhấn chuột phải chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + C.

Bước 2: Nhấn tổ hợp các phím CTRL + SHIFT + F6 (nếu thấy không mở ra bảng chọn mới, hãy nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + Fn + F6) để mở bảng chọn Unikey Toolkit.

  1.     Phần Nguồn: cho biết bảng mã mặc định của hệ thống là bảng mã nào.
  2.     Phần Đích: cho biết bảng mã bạn muốn chuyển sang là bảng mã nào.

Thường thì các font chữ đều có dấu hiệu để bạn nhận biết bảng mã. Chẳng hạn như:

  1.     Font có tiền tố là VNI-, (như VNI-Korin) sẽ có bảng mã là VNI Windows.
  2.     Font có tiền tố là .Vn (như .Vn Time) sẽ có bảng mã là TCVN3 (hoặc ABC)
  3.     Các font Việt hóa còn lại thường sử dụng bảng mã quốc tế là Unicode.

Sau khi đã lựa chọn xong, bạn nhấn chọn Đảo bảng mã:

Bước 3: Nhấn Chuyển mã và bạn sẽ thấy file Word bị lỗi đã được chỉnh sửa hoàn tất.

Cách khắc phục file Word bị lỗi có ký tự lạ

Để khắc phục tình trạng file Word bị lỗi có ký tự lạ, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím CTRL + A bôi đen toàn bộ văn bản bị lỗi.

Bước 2: Vào File trên thanh công cụ => chọn Options.

Bước 3: Tại bảng chọn Word Options hiện ra, hãy tìm đến mục Display.

Bước 4: Tại mục này, bấm bỏ dấu tích ở các ô: Tab characters, Spaces và Paragraph marks. Nếu phần này đang được đánh dấu tích toàn bộ, hãy bỏ chọn toàn bộ. Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn OK để lưu lại kết quả chỉnh sửa.

Cách khắc phục file Word bị lỗi file conversion

Để khắc phục lỗi này, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R =>sau đó gõ vào ô tìm kiếm %appdata% => nhấn OK.

Bước 2: Tại đây, hãy tìm đến thư mục Microsoft.

Bước 3: Tiếp đến, bấm chọn thư mục Word và thư mục STARTUP.

Bước 4: Trong thư mục STARTUP, bạn sẽ thấy một file như hình dưới đây, hãy nhấn Delete để xóa file này đi là xong.

Vậy là chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu toàn bộ từ A-Z các nguyên nhân và cách khắc phục file Word bị lỗi. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp quá trình làm việc với Word của bạn trở nên dễ dàng hơn. Cuối cùng, để thường xuyên cập nhật thêm nhiều kiến thức về tin học văn phòng hữu ích khác, đừng quên bấm theo dõi trang ngay bạn nhé.

Microsoft Office -