Mail Merge trong Word vô cùng dễ dàng với 6 cách đơn giản

» Microsoft Office » Mail Merge trong Word vô cùng dễ dàng với 6 cách đơn giản

Mail Merge trong Word là gì, mục đích dùng Mail Merge, với cách tạo danh sách chèn, với cách dùng File Excel, cách dùng Mail Merge cơ bản tới nâng cao.

Contents

Tìm hiểu thêm về Mail Merge

Trước khi đi vào tìm hiểu Mail Merge trong Word thì các bạn hãy cùng chúng tôi đi vào tìm hiểu thêm về Mail Merge. Mail Merge hay còn được gọi là trộn thư đây là 1 công cụ soạn thư một loạt ở trong công cụ soạn thảo Word.

Ví dụ:

Bạn cần viết thư mời gửi cho mọi người ở trong cong ty tới một buổi họp, và bạn đã có thông tin và khách mời và mẫu thư mời, thế nhưng bạn lại cần phải thực hiện điền tên từng khách mời vào trong từng lá thư một. Điều này sẽ tốn rất chi là nhiều thời gian đúng không nào.

Nhưng đã có cách để giúp cho bạn giải quyết được vấn đề này đó chính là, dùng công cụ Mail Merge để công cụ này tự động điền tên khách mời vào toàn bộ thư chỉ trong vài giây.

Lợi ích và mục đích khi dùng Mail Merge

Vậy lơi ích và mục đích khi dùng Mail Merge trong Word như nào?

Mail Merge trong Word với cách thêm danh sách chèn

Cách dùng Mail Merge trong Word thứ nhất đó là thêm mới từ trong danh sách chèn.

Bước 1: Ở trên thanh Ribbon bạn hãy nhấn chọn tab Mailings => Rồi chọn vào Start Mail Merge => Chọn tiếp và Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Hộp thoại Mail Merge xuất hiện.

Step 1 of 6: Chọn vào Letter => Chọn vào Next: Starting document.

Tại Step 2 of 6: Tích vào Use the current document => Chọn Next: Select Recipients.

Chọn tiếp vào Type a new list => Rồi chọn Next: Write your letter tại Step 3 of 6.

Bước 3: Cửa số New Address list hiển thị => Nhấn vào Customize columns.

Bước 4: Tiếp theo, tại cửa sổ Customize Address List => Các bạn hoàn toàn có thể thực hiện tùy chỉnh dữ liệu như dưới đây:

Add: Tạo thêm trường mới.

Delete: Thực hiện xóa trường đã có.

Rename: Thực hiện đổi tên cho trường đã có.

Khi bạn hoàn tất hãy chọn vào OK.

Bước 5: Các bạn hãy nhập thông tin vào trong những trường. Bên dưới là ảnh minh họa ví dụ:

New Entry: Thực hiện tạo dòng mới.

Delete Entry: Thực hiện xóa dòng.

Find: Thực hiện tìm kiếm.

Rồi sau đó nhấn vào OK.

Bước 6: Tiếp đến, cửa sổ hộp thoại Save Address List xuất hiện => Thực hiện đặt tên cho file rồi nhấn vào Save.

Bước 7: Tại cửa sổ hộp thoại Mail Merge Recipients. Các bạn có thể thay đổi qua những chức năng như sau:

Sort: Thực hiện sắp xếp lại các dữ liệu của khách mời dựa theo trường bất kỳ, tùy theo trường hợp khác nhau.

Filter: Thực hiện lọc các danh sách cần ở danh sách dài.

Find duplicates: Thực hiện tìm các dữ liệu trùng lặp để loại bỏ bớt.

Validate address: Xác thực địa chỉ.

Sau đó nhấn vào OK.

Bước 8: Quay lại cửa sổ hộp thoại Mail Merge.

Bạn hãy chọn vào Use an existing list => Next: Write your letter tại mục Step 3 of 6.

Tại Step 4 of 6: Hãy chọn vào More items

Bước 9: Cửa sổ Insert Merge Field hiển thị => Chọn vào Database Field. Lựa chọn những trường đã tạo trước đó => Chọn vào Insert ở các vị trí => Chọn tiếp Next: Preview your letters.

Bước 10: Ở ví dụ trong ảnh. Khi chèn các trường xong => Chọn vào Next: Complete the merge.

Bước 11: Tại thanh Ribbon bạn hãy nhấn chọn tab Mailings. Nhấn vào Finish & Merge => Chọn vào Edit Individual Documents. Xuất hiện cửa sổ Merge to New Document => Chọn All => Rồi chọn vào OK.

Mail Merge trong Word với cách dùng File Excel

Dùng file Excel để thực hiện tạo ra Mail Merge trong Word. Cách thực hiện sẽ làm như sau:

Bước 1: Các bạn thực hiện giống với Bước 1 và Bước 2 ở trong phần “Mail Merge trong Word với cách thêm danh sách chèn”. Thế nhưng ở Step 3 of 6, các bạn hãy tích vào Use an existing list => Chọn vào Browser. Nhấn chọn vào file Excel đã có sẵn dữ liệu mà bạn cần => Nhấn vào Open.

Bước 2: Tại File Excel sẽ có nhiều sheet khác nhau, vì vậy bạn hãy chọn đúng sheet có chứa dữ liệu => Rồi nhấn vào OK.

Chú ý: Khi làm việc trộn thư bằng file Excel, thì danh sách trong file cần phải được tạo ở tại dòng đầu, không để trống các ô ở dòng bên trên và dòng bên dưới. Nếu không thì các bạn sẽ tạo những biểu mẫu trống.

Nếu không muốn xảy ra lỗi như vậy, thì khi những trường trống hiển thị ở trong hộp thoại Mail Merge Recipient, các bạn hãy loại bỏ chúng đi.

Bước 3: Các bạn hãy thực hiện lại từ Bước 7 tới Bước 11 theo như hướng dẫn ở phần “Mail Merge trong Word với cách thêm danh sách chèn”.

Hướng dẫn dùng Mail Merge ở trong Word

Hướng dẫn trộn thư ở trong Word 2016

Để dùng Mail Merge ở trong Word thì bạn hãy thực hiện theo thao tác dưới đây:

Bước 1: Trước tiên, các bạn hãy mở file tài liệu Word đang có hoặc là tạo một file tài liệu mới.

Bước 2: Nhấn vào tab Mailings => Chọn vào mục Start Mail Merge => Nhấn chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard ở phía cuối mục Start Mail Merge.

Bước 3: Hộp thoại Mail Merge xuất hiện ở bên phải màn hình, các bạn hãy nhấn chọn thể loại tài liệu mà bạn cần tạo trong hộp thoại Mail Merge. Ở trong ví dụ dưới đây, mình sẽ chọn vào Letters. Rồi sau đó nhấn chọn Next: Starting document để chuyển tới bước 4.

Bước 4: Các bạn hãy tích chọn Use the current document, rồi sau đó nhấn chọn vào Next: Select recipients để chuyển tới bước 5.

Lúc này các bạn sẽ cần 1 danh sách có chứa sẵn thông tin để Word tự động nhập thông tin vào trong tài liệu. Và danh sách này có thể nằm ở trong tệp đang có, ví dụ như là Excel hoặc là các bạn cũng có thể thực hiện nhập thông tin mới trong Mail Merge Wizard.

Bước 5: Nhấn chọn và Use an existing list, rồi sau đó nhấn vào Browser để có thể chọn tệp.

Bước 6: Nhấn chọn tệp của bạn, rồi nhấn vào Open.

Bước 7: Nếu như danh sách thông tin nằm ở trong Excel, bạn hãy nhấn chọn vào worksheet, rồi nhấn vào OK.

Bước 8: Tại cửa sổ Merge Recipients, các bạn có thể thực hiện kiểm tra hoặc là loại bỏ từng hộp 1 để có thể kiểm soát được những ai có thể được nhận bao gồm ở trong hợp nhất. Mặc định, toàn bộ những người nhận cần phải được tích chọn. Sau khi hoàn tất, hãy nhấn vào OK.

Bước 9: Nhấn chọn Next: Write your your letter. Lúc này các bạn đã có thể viết thư. Khi thực hiện in, các bản sao về cơ bản thì có một số cái sẽ giống nhau, chỉ riêng thông tin như là tên hay là địa chỉ thì sẽ phải khác nhau. Các bạn sẽ cần phải thêm vào trình giữ chỗ dành cho dữ liệu của những người nhận để cho Mail Merge biết được chính xác vị trí muốn thêm dữ liệu.

Chú ý: Nếu như các bạn không có sẵn danh sách thông tin, thì bạn hãy nhấn vào Type a new list và nhấn vào Create rồi điền danh sách bằng cách thủ công.

Bước 10: Tại đây bạn chèn dữ liệu của người nhận vào Word bằng cách đặt ví trí chèn vào trong tài liệu vị trí mà bạn muốn hiển thị thông tin.

Bước 11: Thực hiện lựa chọn 1 trong những tùy chọn mà bạn muốn. Ở ví dụ này, chúng tôi chọn vào Address block (Tùy chọn chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy theo sự lựa chọn của các bạn, 1 cửa sổ cso thể hiển thị với những tùy chọn khác nhau. Lựa chọn những tùy chọn theo ý muốn, rồi sau đó nhấn vào OK.

Bước 13: Sau đó 1 trình giữ chỗ hiển thị ở trong file tài liệu của các bạn (Chẳng hạn như: <<AddressBlock>>).

Bước 14: Bạn có thể thêm bất cứ giữ chỗ nào nếu như bạn muốn. Ở ví dụ, mình thêm 1 trình giữ chỗ tại dòng Greeting line ở bên trên phần thân trong bức thư.

Bước 15: Khi bạn hoàn tất, nhấn vào Next: Preview your letters giống với hình dưới đây.

Chú ý: Đối với 1 số bức thư, các bạn chỉ cần phải thêm vào một AddressBlock và Greeting line. Tuy nhiên các bạn có thể thực hiện thêm trình giữ chỗ nhiều hơn như là tên và địa chỉ người nhận ở phần thân bức thư để có thể cá nhân hóa bức thư.

Bước 16: Thực hiện xem trước để có thể đảm bảo rằng các thông tin của người nhận hiển thị một cách chính xác nhất ở trong thư mời. Các bạn có thể dùng mũi tên cuộn phải, cuộn trái để xem tài liệu với từng phiên bản.

Bước 17: Nếu như bạn đã thấy tất cả mọi thứ đã chính xác rồi thì hãy nhấn chọn vào Next: Complete the merge.

Bước 18: Khi đã hoàn tất việc hợp nhất, bạn hãy thực hiện việc in thư bằng cách nhấn vào Print.

Bước 19: Lúc này, sẽ có 1 cửa sổ xuất hiện. Bạn hãy đưa ra lựa chọn muốn thực hiện in All (Toàn bộ) các thư hiện có hoặc chỉ 1 nhóm sẽ được chọn, rồi nhấn vào OK. Ở trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thực hiện in toàn bộ các thư có trong tài liệu.

Bước 20: Cửa sổ Print sẽ hiện ra. Các bạn hãy tùy chỉnh lại các thiết lập in nếu như muốn, rồi chọn vào OK. Rồi sau đó những bức thư có trong tài liệu sẽ được in.

Hướng dẫn trộn thư ở trong Word 2010

Sau đây là cách dùng Mail Merge trong Word phiên bản 2010, bạn hãy thực hiện theo những thao tác bên dưới nhé.

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở tệp tài liệu có sẵn ở trong máy bạn hoặc là bạn có thể tạo tệp tài liệu mới.

Bước 2: Nhấn chọn tab Mailings => Chọn vào Start Mail Merge => Chọn tiếp vào Step Mail Merge Wizard => Rồi chọn vào Letter => Sia đó chọn vào Next.

Bước 3: Sau đó có 1 cửa sổ xuất hiện, bạn hãy chọn vào Use the current document và chọn vào Next: Select recipients.

Bước 4: Nhấn vào Use an existing list => Chọn vào Browser… tiếp theo bạn hãy chọn và mở tệp danh sách muốn bổ sung vào những vị trí đang thiếu.

Bước 5: Nhấn vào OK để có thể hiển thị được bảng dữ liệu. Rồi sau đó tại cửa sổ Mail Merge Recipients các bạn có thể thực hiện bỏ chọn các nội dung không muốn bổ sung. Sau đó nhấn chọn vào OK rồi nhấn vào Next.

Bước 6: Tại mục Write your letter => Chọn vào More items.

Bước 7: Cửa sổ Insert Merge Field xuất hiện. Các bạn hãy chọn vào trường dữ liệu sao cho đúng với tài liệu ở bên cạnh con trỏ ở trên máy tính. Rồi sau đó nhấn vào Insert.

Ví dụ:

– Ở mục chức vụ hãy chọn trường chức vụ.

– Ở phần Họ tên nhân viên thì chọn vào trường Họ tên nhân viên,…Rồi sau đó nhấn vào Next để có thể tiếp tục.

Nếu như bạn cần thực hiện in luôn cả phiếu lương, thì bạn hãy nhấn vào Print. Còn nếu bạn cần xem kết quả khi trộn ở trong Word, thì bạn hãy nhấn vào Edit individual letters.

Ngoài ra, nếu như bạn cần chọn 1 hoặc là tất cả phiếu lương gửi đến một vài người. Bạn hãy vào trong cửa sổ Merge to new Document. Rồi thực hiện theo hướng dẫn.

All: Chọn vào All nếu bạn cần xuất toàn bộ.

Current Record: Chọn vào đây nếu bạn cần xuất tại vị trí bạn đang xem.

From…To…: Chọn vào đây nếu cần xuất theo giới hạn mà bạn muốn.

Cách dùng Mail Merge trong Word nâng cao

Dùng Mail Merge để gửi hàng loạt trong Microsoft Word

Gửi thư một loạt là 1 chức năng nâng cao khi dùng Mail Merge trong Word. Các thao tác thực hiện gửi hàng loạt được làm như sau:

Bước 1: Thực hiện soạn Email ở trên Microsoft Word.

Hãy thực hiện mở tệp tài liệu Word => Nhấn chọn tab Mailings => Chọn vào Start Mail Merge => Nhấn chọn vào Email Messages => Nhấn vào Select Recipients => Chọn tiếp vào Use an Existing List.

Hay nhấn chuột vào file Excel có chứa thông tin của các khách hàng.

Bước 2: Chuyển dữ liệu của khách hàng vào trong tài liệu. Lựa chọn nội dung cần thực hiện thay đổi. Nhấn vào Insert Merge Field => Rồi chọn vào tiêu đề ở cột nội dung.

Bước 3: Hộp thoại Match Field xuất hiện.

Kiểm tra xem ở mục Email có dùng trường Email – Address ở trong Microsoft Outlook.

Bước 4: Hoàn tất và gửi. Nhấn vào Finish & Merge

Thông tin của Merge email

To: Để thực hiện in hàng loại và gửi bưu điện.

Subject line: Chủ đề của thư.

Mail format: Chọn HTML thì kiểu định dạng này có thể định dạng được kiểu chữ, chèn hình ảnh và thay đổi màu sắc. Plain text:(Văn bản thô) Sẽ không có bất kỳ định dạng nào.

Nhấn vào OK để thực hiện gửi.

Dùng Mail Merge có điều kiện trong Word

Để dùng Mail Merge trong Word có điều kiện thì bạn hãy làm theo những thao tác bên dưới:

Dùng Filter bằng Mail Merge trong Word

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy làm tới bước 5 ở trong phần “Hướng dẫn trộn thư ở trong Word 2010” để thực hiện mở Mail Merge Recipient.

Bước 2: Tiếp theo chọn vào Filter.

Bước 3: Tùy chỉnh cho điều kiện lọc ở trong cửa sổ Query Option.

Mail Merge trong Word có chứa điều kiện – IF…Then…Else

Bước 1: Đưa con trỏ vào vị trí đặt IF…Then…Else

Bước 2: Nhấn vào Mailings => Chọn Rules => Chọn tiếp IF…Then…Else

Và như vậy bên trên bài viết đã chia sẻ toàn bộ về Mail Merge trong Word. Nếu thấy bài viết hay hãy chia sẻ tới những người bạn và những người đồng nghiệp nhé. Hy vọng rằng bài viết Mail Merge trong Word sẽ giúp ích được cho các bạn trong công việc và trong học tập. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Hẹn gặp lại ở bài viết khác nhé.

Microsoft Office -