Đánh số trang trong Word với 4 cách cực nhanh gọn

» Microsoft Office » Đánh số trang trong Word với 4 cách cực nhanh gọn

Đánh số trang trong Word đơn giản nhất, không xuất hiện ở trang đầu, theo kiểu chẵn lẻ, theo định dạng số khác nhau, tại sao đánh số trong Word không liên tục.

Contents

Cách đánh số trang trong Word đơn giản nhất

Khi cần đánh số trang trong Word, cách đơn giản nhất chính là bấm chuột vào tab Insert trên thanh công cụ Ribbon, sau đó trong phần nhóm lệnh Header & Footer, hãy bấm chọn nút lệnh Page Number như trong hình minh hoạ dưới đây.

Khi đó, một menu xổ xuống có chứa một số các tùy chọn khác nhau cho phép bạn thay đổi vị trí muốn hiển thị số trang (xuất hiện ở đầu trang hoặc cuối trang, v.v…). Trong số đó, một vài các tùy chọn nằm ở cuối cùng của menu cho phép bạn thực hiện định dạng lại số trang cho đúng với yêu cầu của mình (điều này sẽ được chúng mình nhắc đến ở các phần sau của bài viết) hoặc thực hiện xóa số trang ra khỏi tài liệu Word của bạn.

Vị trí đặt số trang bạn có thể lựa chọn là:

Khi di chuyển con trỏ chuột lần lượt qua một trong số bốn tùy chọn bên trên, bạn sẽ thấy bộ sưu tập các gợi ý cách bố trí khu vực đặt số trang như bên trái, ở giữa hay ở bên phải. Mỗi một tùy chọn được cung cấp trong thư viện đều là những gợi ý cho bạn về giao diện chung của việc đánh số trang trong Word.

Khi đã tìm thấy được tùy chọn phù hợp với yêu cầu, chỉ cần bấm chuột vào tùy chọn đó, sau đó hệ thống của Word sẽ tự động đánh số cho toàn bộ các trang trong tài liệu đó theo đúng kiểu mà bạn đã chọn. Như trong ví dụ dưới đây, chúng mình lựa chọn kiểu hiển thị số trang là “Accent Bar” và kiểu định dạng là “Page X”.

Sau khi thực hiện đánh số trang trong Word ở vị trí đầu hoặc cuối trang, vùng đầu hoặc cuối trang đều sẽ tự động được hiện lên. Khi đó nếu cần, bạn hoàn toàn có thể thực hiện bất kỳ một bổ sung nào mình cần xung quanh số trang mới vừa tạo. Khi đã thực hiện xong các thay đổi và muốn quay trở lại tài liệu đang soạn thảo của mình, hãy bấm chọn nút Close Header and Footer trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào bất kỳ vị trí nào trong tài liệu, miễn là nằm bên ngoài vùng Header hoặc Footer là được.

Trên đây chính là cách đánh số trang trong Word đơn giản nhất mà một người mới bắt đầu cũng có thể thực hiện được. Cách này chắc chắn sẽ rất hiệu quả đối với những tài liệu đơn giản, nhất là khi bạn cần đánh số trang cho tất cả các trang và đồng thời muốn chúng được đánh số cùng chung một quy ước.

Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp bạn cần đánh số trang trong Word theo cách khác biệt và đặc sắc hơn. Ví dụ như bạn không muốn để số trang xuất hiện ở trang đầu tiên trong tài liệu (hoặc ở trang đầu tiên của mỗi phần chẳng hạn).

Hoặc cần phải làm thế nào nếu bạn muốn đánh số trang ở những vị trí hoàn toàn khác nhau trên các trang lẻ và các trang chẵn, đương nhiên là theo cách trang đó xuất hiện trong tài liệu?

Hoặc điều gì xảy ra nếu như bạn đang có sẵn các phần tài liệu khác nhau mà bạn muốn được đánh số khác nhau, ví dụ như ở phần giới thiệu hoặc phần mục lục, bạn muốn chữ số La Mã, chứ không phải là các chữ số 1, 2, 3… được sử dụng trong phần còn lại của tài liệu?

Tất cả những điều này sẽ được hướng dẫn thật chi tiết trong các phần dưới đây.

Cách đánh số trang trong Word không xuất hiện ở trang đầu

Trường hợp bạn muốn để trang đầu tiên là trang bìa hoặc trang tiêu đề của một chương mới, khi đó bạn có thể có yêu cầu muốn đánh số cho phần chân trang hoặc đầu trang khác so với các phần còn lại của tài liệu, hoặc có thể bạn không muốn số trang hiển thị ở những trang này.

Sau khi thực hiện thao tác mở lên phần đầu trang hoặc chân trang bằng cách click chuột vào một nơi nào đó nằm trong các khu vực này, Word sẽ tự động chuyển sang tab Design trên thanh công cụ. Lúc này hãy chú ý đến mục “Header & Footer Tools”.

Trong tab này bạn sẽ tìm thấy lựa chọn Different First Page. Chỉ cần bấm chuột chọn nó là được.

Lưu ý:

Cách đánh số trang trong Word theo kiểu số chẵn hoặc số lẻ

Nếu muốn bạn cũng có thể thực hiện đánh số trang trong Word sao cho vị trí của các số trang khác nhau trên các trang là số lẻ và chẵn. Bạn sẽ thấy rằng hầu hết các cuốn sách thực hiện cách tiếp cận này để số trang xuất hiện ở phía bên trái trên các trang bên trái (chẵn) và về phía bên phải trên các trang bên phải (lẻ). Cách đánh số trang này thường nhằm mục đích ngăn không để các số trang bị che khuất bởi ràng buộc của cuốn sách, đồng thời khiến cho chúng được dễ nhìn hơn mỗi khi bạn lật đi lật lại qua các trang.

Để thực hiện cách đánh số trang trong Word theo kiểu chẵn lẻ, đầu tiên hãy bấm chuyển sang tab Design trên thanh công cụ, sau đó trong phần Header & Footer Tools trên thanh công cụ, chỉ cần bấm vào tùy chọn Different Odd & Even Pages.

Lúc này, Word sẽ tự động thực hiện định dạng cho số trang để chúng xuất hiện theo cách chẵn lẻ như trong một cuốn sách. Ngoài ra nếu cần, sau đó bạn cũng có thể thực hiện thêm một số điều chỉnh thủ công cho số trang.

Cách đánh số trang trong Word theo định dạng số khác nhau vào các phần khác nhau

Như bạn có thể thấy, hầu như các tài liệu hiện nay đều sử dụng chữ số thường dùng (tức là 1, 2, 3,…) ở các phần chính của tài liệu, đồng thời sử dụng một số các chữ số La Mã (tức i, ii, iii,…) ở các phần khác nhau như trong mục lục, phần giới thiệu hoặc khi giải thích thuật ngữ. Nếu muốn bạn cũng hoàn toàn có thể thiết lập cách đánh số trang cho tài liệu của mình chỉ qua một vài thao tác đơn giản.

Trước hết, hãy tạo ra những phần khác nhau trong tài liệu của mình. Điều này có nghĩa nếu như bạn muốn tạo một mục lục và giới thiệu của mình với cách đánh số khác so với cách đánh số ở phần nội dung chính của tài liệu, trước hết bạn cần tạo một phần khác ở phía trước để giữ các phần đó.

Muốn thực hiện điều này, đầu tiên hãy đặt con trỏ chuột ở phần đầu tài liệu (trường hợp bạn vẫn chưa tạo ra bất kỳ nội dung nào) hoặc đặt con trỏ chuột ở ngay trước trang đầu tiên trong nội dung chính (trường hợp bạn đã tạo ra nội dung sơ bộ trước đó rồi).

Bấm chuột chuyển sang tab Layout trên thanh công cụ, sau đó chọn nút lệnh Break và chọn một kiểu ngắt trang mà bạn muốn.

Khi đó bạn sẽ có 2 phần tài liệu hoàn toàn riêng biệt để có thể bắt đầu tạo nên các kiểu đánh số trang khác nhau cho các phần.

Để tạo kiểu đánh số trang trong Word này, chỉ cần click chuột ở vùng đầu trang hoặc chân trang trong bất kỳ một trang nào của phần nội dung đó. Khi đó bạn sẽ thấy việc đánh số trang vẫn tồn tại từ trước khi bạn tạo ngắt phần mới.

Đặt con trỏ chuột ở số trang và bấm chuột phải rồi chọn lệnh Format Page Numbers… trong menu xổ xuống.

Khi cửa sổ Page Number Format hiện lên, bấm chọn một loại số mà bạn muốn sử dụng trong phần menu xổ xuống của Number format: như trong ví dụ này, chúng mình đã lựa chọn kiểu chữ số La Mã ở dạng chữ thường tiêu chuẩn. Cuối cùng, chỉ cần bấm chuột chọn OK là hoàn tất.

Giờ thì bạn có thể thấy kết quả là số trang được đánh bằng các chữ số La Mã hư trong ảnh dưới đây.

Tuy nhiên, bạn vẫn cần thực hiện thêm một bước nữa. Hãy cuộn xuống trang đầu tiên của phần tiếp theo (tức là trang chứa nội dung chính của tài liệu). Tại đây bạn sẽ thấy rằng số trang không được bắt đầu từ số 1. Lý do là vì nó đang được duy trì cùng một cách đánh số đã có từ trước khi bạn tạo phần bổ sung đó.

Tuy nhiên, bạn có thể khắc phục điều này một cách dễ dàng bằng cách bấm chuột phải vào số trang rồi bấm chọn lệnh Format Page Number… từ menu xổ xuống.

Lúc này cửa sổ Page Number Format hiện lên, bấm vào tùy chọn Start at:, sau đó đặt hộp ở bên phải thành “1” để bắt đầu đánh số trên trang một.

Tại sao đánh số trang trong Word không liên tục?

Thỉnh thoảng khi thực hiện đánh số trang trong Word, bạn có thể thấy số trang bị hỏng, tức là chúng xuất hiện không có tuần tự, hoặc tự động nhảy số một cách ngẫu nhiên. Nguyên nhân chính gây ra điều này 100% là từ vấn đề với các phần.

Đối với các tài liệu Word, chúng không thực sự là một khi nhắc đến việc định dạng. Khi Word chia nhỏ mọi thứ thành các phần, các đoạn văn và các ký tự, lỗi xảy ra khi đánh số trang là điều khó tránh khỏi.

Để khắc phục điều này, bạn chỉ cần bắt đầu bằng việc xác định lại các phần trong tài liệu đó. Cách thực hiện dễ nhất đó là bấm chuyển sang tab View trên thanh công cụ, sau đó bấm chọn nút Draft để được chuyển sang dạng xem nháp.

Trong dạng xem nháp, Word sẽ hiển thị cho bạn thấy chính xác các vị trí đang xảy ra tình trạng ngắt phần và loại dấu ngắt ở mỗi vị trí.

Khi đã xác định được chính xác các vị trí của dấu ngắt phần, bạn chỉ cần quay trở lại dạng xem tài liệu thông thường (để có thể thấy được phần đầu trang và chân trang một cách dễ dàng hơn). Đây là nơi bạn cần thực hiện xoá đi những dấu ngắt trang đó, hoặc thực hiện các thao tác tạo lại số trang ở đúng vị trí số bạn mong muốn như chúng mình đã hướng dẫn ở các phần trên.

Vậy là trong bài viết này, chúng mình đã chia sẻ đến bạn rất nhiều cách đánh số trang trong Word, đồng thời mở rộng thêm là cách khắc phục lỗi đánh số trang thường gặp nhất. Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng chúng một cách linh hoạt trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả tối ưu. Cuối cùng, nếu thích bài viết, đừng quên bấm theo dõi trang ngay để liên tục cập nhật thêm nhiều thủ thuật MS Office thú vị khác bạn nhé!

Microsoft Office -