Giảm dung lượng file Word với 5 cách ai cũng làm được

» Microsoft Office » Giảm dung lượng file Word với 5 cách ai cũng làm được

Giảm dung lượng file Word bằng cách chuyển định dạng, nén tất cả hình ảnh, ngừng chèn font chữ, dừng sử dụng hình ảnh thu nhỏ, nén thành RAR.

Contents

Giảm dung lượng file Word bằng cách chuyển định dạng

Một trong những cách giảm dung lượng file Word thông dụng nhất hiện nay chính là chuyển file thành định dạng DOCX. Đây là định dạng tài liệu được Microsoft phát hành trong Office 2007. Về cơ bản nó hoạt động gần tương tự như một tệp ZIP, tức là cũng nén nội dung tài liệu. Chính vì vậy mà chỉ cần chuyển tệp định dạng DOC sang DOCX là dung lượng file Word của bạn chắc chắn sẽ giảm đi đáng kể đấy. 

Ngoài ra, bạn đừng bỏ qua cách này khi muốn giảm dung lượng file Excel (.xls chuyển thành .xlsx), Powerpoint (.ppt chuyển thành .pptx), hay Visio (.vsd chuyển thành .vsdx).

Để thực hiện giảm dung lượng file Word này (lưu ý rằng bạn chỉ có thể thực hiện cách này đối với các phiên bản Word từ 2007 trở lên), bạn chỉ cần:

Trước hết, hãy mở file bạn cần giảm dung lượng đó bằng Word => bấm chọn vào tab File trên thanh công cụ => Info => Convert.

Khi thấy xuất hiện lời nhắc, chỉ cần bấm chọn “OK” => “Save” là tài liệu Word của bạn sẽ tự động được chuyển thành tài liệu định dạng .docx. Về bản chất thì Word thực hiện bước chuyển đổi này bằng cách tạo ra một phiên bản mới hoàn toàn khác của tài liệu bạn đang mở nhưng ở một định dạng mới. Chính vì vậy mà bạn sẽ thấy phiên bản .doc cũ vẫn tồn tại.

Chúng mình đã thử cách giảm dung lượng file Word này với một file .doc mẫu có tổng cộng 20 trang và 6 hình ảnh cùng nhiều bảng biểu và dấu định dạng khác nhau. Ban đầu tệp .doc có kích thước là 6001KB, nhưng sau quá trình chuyển đổi định dạng, chúng mình đã được tệp .docx chỉ nặng có 721KB mà thôi. Như vậy tệp mới chỉ bằng 12% so với kích thước tệp ban đầu. Không có bất cứ cách nào khác mà chúng mình giới thiệu trong bài viết này có thể làm giảm được nhiều hơn thế, vì vậy nếu cần giảm dung lượng file Word, hãy thử cách này đầu tiên nhé.

Giảm dung lượng file Word bằng cách nén tất cả hình ảnh

Trường hợp cần giảm dung lượng file Word có chứa nhiều hình ảnh và các loại tệp đa phương tiện khác (vốn là loại tệp có dung lượng rất lớn, đôi khi lớn bất thường), bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây:

  1. Trước hết, hãy mở file bạn cần giảm dung lượng đó bằng Word => bấm chọn vào tab File trên thanh công cụ => Save As => More Options để mở ra hộp thoại Save As.

  1. Trong hộp thoại này, bạn có thể truy cập vào một số tùy chọn bổ sung => bấm chuột vào Tools => Compress Pictures… (Nén ảnh).

Sau đó bạn sẽ thấy một bảng điều khiển “Compress Pictures” được mở ra. Tại đây bạn có thể quyết định loại nén mình cần để áp dụng cho tất cả các hình ảnh trong file. Nó cũng sẽ bao gồm cả các đề xuất kiểu nén file Word nhằm phục vụ cho việc gửi email, đăng lên web,…

Bấm vào lựa chọn bạn cần và chọn “OK” là xong. Giờ thì bạn có thể lưu lại phiên bản tài liệu mới của mình có dung lượng thấp hơn với tất cả các hình ảnh đã được nén.

Giảm dung lượng file Word bằng cách ngừng chèn phông chữ 

Đương nhiên trong một số trường hợp bạn cần chèn phông chữ vào file Word nếu bạn không chắc những người sử dụng các phiên bản phần mềm Microsoft Word có thể đọc được font chữ thông thường. Còn ngoài trường hợp này ra, tốt nhất bạn không nên lãng phí dung lượng trong file chỉ vì thực hiện nhúng font chữ. Để ngừng điều này, trước hết, hãy mở file bạn cần giảm dung lượng đó bằng Word => bấm chọn vào tab File trên thanh công cụ => Options => Save => bấm tắt tùy chọn “Embed fonts in the file”.

Nhiều người có thể nghĩ rằng thao tác này gần như vô dụng, nhưng nếu đã thử một lần bạn sẽ thấy ngay sự khác biệt rõ rệt. Nếu đang bật tính năng nhúng font chữ rồi sau đó tắt tùy chọn “Do not embed common system fonts“, file trước và sau thiết lập chênh lệch đến gần 2MB. Ngoài ra ngay cả khi bạn đang bật “Embed fonts in the file” (tức là một phông chữ như Arial, Times New Roman, Calibri, Courier New,… sẽ không được bao gồm), tệp cũ vẫn lớn hơn tệp sau thiết lập gần 1,3MB.

Chính vì vậy, tốt nhất nếu không cần thiết, bạn không nên nhúng phông chữ vào tài liệu.

Giảm dung lượng file Word bằng cách dừng sử dụng hình thu nhỏ

Trước đây Word vẫn cho phép chúng ta được thực hiện lưu trữ các hình ảnh thu nhỏ trong tài liệu để sau đó Windows có thể hiển thị cho bạn bản xem trước trong File Explorer. Tuy nhiên hiện nay File Explorer hoàn toàn có thể tự động thực hiện thao tác này và không cần đến sự trợ giúp của Word. Tuy vậy bạn vẫn có thể tìm thấy tùy chọn này trong các file tài liệu Word. Chúng mình đã thử cách này với một tài liệu có dung lượng 721KB, việc bật tùy chọn sử dụng các hình ảnh thu nhỏ đã làm kích thước file tăng lên đến 3247KB (tức là gấp 4,5 lần so với kích thước của tệp ban đầu). Nếu muốn kiểm tra thiết lập này,  trước hết, hãy mở file bạn cần giảm dung lượng đó bằng Word => bấm chọn vào tab File trên thanh công cụ => Info => Properties => Advanced Properties.

Bấm tắt hộp kiểm “Save thumbnails for all Word documents” => “OK”.

Ngoài ra bạn cũng có thể tắt cài đặt này bằng cách mở hộp thoại “Save As” và bấm chọn “Save Thumbnail” là được.

Giảm dung lượng file Word bằng cách nén thành RAR 

Để thực hiện cách này, bạn có thể sử dụng một số phần mềm thông dụng và miễn phí như 7-Zip, WinRar,… và chắc chắn bạn sẽ thấy dung lượng file được giảm đi nhiều lần. Tuy vậy trước khi quyết định có muốn giảm dung lượng file Word bằng cách này hay không, bạn cần biết rằng khi nén file Word thành RAR và chia sẻ đến nhiều người khác, hãy chắc rằng máy tính của họ cũng có phần mềm hỗ trợ để giải nén file thì họ mới có thể mở và sử dụng file được.

Để thực hiện giảm dung lượng file theo cách này, bạn cần:

  1. Tìm đến file Word bạn đang muốn làm giảm dung lượng => bấm chuột phải vào file.

  1. Bấm chọn Add to Archive… để mở ra cửa sổ tùy chỉnh nén.

Vậy là trong bài viết trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu toàn bộ từ A-Z các cách giảm dung lượng file Word với một vài công cụ phổ biến. Nếu cần thường xuyên làm việc với file Word cũng như chia sẻ chúng, đừng bỏ qua các cách trên nhé. Cuối cùng, để liên tục cập nhật thêm nhiều kiến thức tin học văn phòng thú vị khác, đừng quên bấm theo dõi trang ngay bạn nhé!

Microsoft Office -