Tìm và thay thế từ trong Word từ cơ bản đến nâng cao

Tìm và thay thế từ trong Word cơ bản và nâng cao.

Contents

1 Tìm và thay thế từ trong Word cơ bản
- 1.1 Tìm và thay thế từ trong Word trên máy tính Mac
- 1.2 Tìm và thay thế từ trong Word trên máy tính Windows
2 Tìm và thay thế từ trong Word nâng cao

Tìm và thay thế từ trong Word cơ bản

Trong trường hợp bạn đang viết một bài báo cáo rất dài nhưng chợt nhận ra mình đã sử dụng sai một thuật ngữ hoặc, viết sai tên tác giả, hoặc viết sai chính tả một số từ, đừng tìm những lỗi này thủ công bằng cách đọc lại cả bài báo cáo. Hãy sử dụng tính năng tìm và thay thế từ trong Word sẽ được chúng mình chia sẻ kỹ dưới đây để tiết kiệm thời gian và công sức nhé.

Tìm và thay thế từ trong Word trên máy tính Mac

Trước hết, bạn cần mở Microsoft Word trên máy tính Mac của mình, hoặc bạn cũng có thể mở một tài liệu .doc (hoặc .docx) bất kỳ đang có sẵn trong máy tính mà bạn cần tìm kiếm và thay thế. Sau đó hãy:

Trên thanh công cụ, bấm chọn tab “Edit”.
Tại menu vừa xổ xuống, bấm chuột chọn “Find”.
Bấm chọn Replace… Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + command + H để mở ra một bảng điều khiển mới.

Tại bảng điều khiển như hình trên, hãy nhập những gì bạn cần tìm trong mục nhập đầu tiên và nhập những gì bạn cần thay thế nó trong mục nhập thứ hai.
Bấm vào nút Find để thực hiện tìm các kết quả phù hợp trước tiên => bấm vào nút Replace để thay thế từng kết hợp riêng lẻ (bạn có thể đánh dấu kết quả bạn cần thay đổi bằng cách bấm vào mục danh sách) hoặc bấm chọn nút “Replace All” để tiến hành thay thế hàng loạt các từ hoặc cụm từ phù hợp với thông tin đã nhập.
Sau khi quá trình tìm và thay thế trong Word hoàn tất, một cửa sổ sẽ xuất hiện với nội dung “All done. We made XX replacements.”. (Đương nhiên số lượng từ tìm và thay thế sẽ khác nhau, tùy thuộc vào số từ máy tính đã tìm thấy và thay thế trong tài liệu của bạn).

Ngoài ra bạn cũng có thể bấm vào biểu tượng bánh răng để tiến hành truy cập vào các tùy chọn khác, bao gồm các chỉ định toàn bộ từ trong tài liệu hoặc bao gồm cả các chữ cái viết hoa trong quá trình tìm và thay thế từ trong Word.

Bên cạnh đó, biểu tượng bánh răng cũng cung cấp các tùy chọn để bạn có thể mở ra cửa sổ tìm kiếm cũng như tìm kiếm nâng cao. Nếu cần, hãy truy cập vào phần này từ menu thả xuống “Edit”. Chúng mình sẽ hướng dẫn cách này kỹ hơn ở phần sau.

Tìm và thay thế từ trong Word trên máy tính Windows

Về cơ bản thì các thao tác tìm và thay thế trên Word các phiên bản từ Word 2003, 2010 và mới nhất là 2019 đều có sử tương đồng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Trước hết hãy mở ra file tài liệu bạn cần tìm và thay thế từ trong Word
Ở góc trên bên trái màn hình làm việc chính của Word, bấm chọn tab “Home”.
Bấm chọn “Replace” và bạn sẽ thấy một cửa sổ Find and Replace (Tìm kiếm và Thay thế) mở ra. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H (phím Ctrl và phím H) để mở nhanh cửa sổ này.

Tiến hành nhập từ hoặc cụm từ bạn cần tìm kiếm trong hộp Find what và nhập vào từ hoặc cụm từ thay thế vào hộp Replace with.
Khi đó, Word sẽ ngay lập tức đưa bạn đến từ hoặc cụm từ bạn cần tìm xuất hiện đầu tiên trong file tài liệu. Nếu chỉ muốn thay thế từ ở một số vị trí nhất định, hãy bấm vào “Replace” để cập nhật văn bản bằng từ thay thế của bạn. Sau mỗi một lần tìm và thay thế từ trong Word, bấm chọn “Find next” để chuyển đến trường hợp từ hoặc cụm từ tiếp theo.

Trong trường hợp bạn cần thay thế toàn bộ các từ được tìm thấy, hãy chỉ cần bấm chọn “Replace All” là xong.

Tìm và thay thế từ trong Word nâng cao

Trên macOS và Window, thao tác tìm và thay thế từ trong Word nâng cao có nhiều điểm khác nhau, nhưng đương nhiên là vẫn cùng chung một lợi ích. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

Trước hết hãy mở tệp tài liệu bạn muốn tìm và thay thế từ trong Word => để mở ra chức năng tìm và thay thế nâng cao, trên thanh công cụ hãy bấm chọn tab Edit => Find => Advanced Find and Replace…” (đối với máy tính chạy macOS), hoặc bấm chọn Home => Replace v=> More để hiện ra cửa sổ mới (đối với máy tính chạy Window).

Thao tác ở bước 1 sẽ mở rộng thêm các tùy chọn trên cửa sổ Find and Replace trong Word như được liệt kê dưới đây:

Các tính năng tìm kiếm từ nâng cao trong Word gồm:

Match prefix: tính năng tìm từ theo tiền tố, tức là là những chữ cái nằm ở đầu của các từ.
Match suffix: tính năng tìm từ theo hậu tố, tức là tìm các từ có những chữ cái nằm ở cuối từ đó trùng với từ mà bạn đã nhập.
Use wildcards: tính năng kiểm tra khớp từ với việc phân biệt các từ bạn đã viết hoa và viết thường.

Các tính năng thay thế nâng cao gồm:

Format: Tính năng tìm từ theo font chữ, ngôn ngữ viết,… Đây có thể nói là tùy chọn hữu ích nhất trong trường hợp bạn cần thay thế phông chữ.

Khi đó trong màn hình phông chữ hiện ra, bạn hoàn toàn có thể chỉ định phông chữ, màu sắc chữ, kiểu chữ, kích thước và còn hơn thế nữa. Sau khi tiến hành xong các điều chỉnh => bấm chọn vào “OK”.

Như vậy, mỗi khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, cửa sổ bật lên cũng sẽ liệt kê các thay đổi định dạng bạn đã thực hiện trong mục “Replace with“.
Tại đây, bạn có thể chọn thay thế kết quả phù hợp đầu tiên, thay thế tất cả các kết quả tìm được, hoặc tìm kết quả phù hợp tiếp theo để kiểm tra và thay thế.
Khi quá trình thay thế hoàn tất, một cửa sổ mới sẽ bật lên để thông báo điều này.

Vậy là trong bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về toàn bộ các cách tìm và thay thế từ trong Word từ cơ bản đến nâng cao. Bạn có thể thực hành lần lượt để cải thiện kỹ năng sử dụng Word của mình. Cuối cùng, nếu muốn cập nhật thêm nhiều bài viết cùng chủ đề thú vị khác, đừng quên bấm theo dõi trang ngay bạn nhé!