Trộn thư trong Word 2010 với cách thông dụng hiệu quả nhất

IIE » Microsoft Office » Trộn thư trong Word 2010 với cách thông dụng hiệu quả nhất

Trộn thư trong Word 2010 là gì, hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 và hướng dẫn thực hiện trộn nhiều thư ở trong Word 2010.

Ngay sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn những cách thực hiện trộn thư trong Word 2010 thông dụng hiệu quả nhất. Hãy theo dõi nhé!

Content

Trộn thư trong Word 2010 là gì?

Nếu như bạn chưa biết trộn thư trong Word là gì thì trong bài viết này chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cho bạn. Trộn thư (tiếng Anh: Mail Merge) được biết là tính năng ở trong công cụ Microsoft Word, tính năng này sẽ giúp cho bạn thực hiện chèn những tệp tin, danh sách,.. vào trong văn bản như là thông báo, thư mời, phiếu điểm hoặc là bảng lương,…

Tính năng này được nhiều người đánh giá là rất hữu ích và có thể giúp tiết kiệm được thời gian hơn rất nhiều.

Hướng dẫn trộn thư trong Word 2010

Nếu bạn muốn thực hiện được quá trình trộn thư, thì bạn cần phải có sẵn 2 tệp như sau:

Trộn thư trong Word 2010 với cách tạo danh sách chèn

Bước 1: Nhấn chọn tab Mailings ở trên thanh Ribbon => chọn vào Start Mail Merge => chọn tiếp vào Step by Step Mail Merge Wizard trong mũi tên xổ xuống.

Bước 2: Tiếp theo hộp thoại Mail Merge xuất hiện.

Bước 3: Tiếp đến, cửa sổ hộp thoại New Address List hiện ra => nhấn vào Customize Columns.

Bước 4: Tại cửa sổ Customize Address List, các bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh như sau:

Khi tùy chỉnh xong, bạn hãy nhấn vào OK để hoàn tất thao tác đó.

Bước 5: Sau đó, bạn hãy nhập thông tin cho các trường.

Chẳng hạn như:

Thực hiện xong nhấn vào OK.

Bước 6: Hộp thoại Save Address List hiện lên => tại đây bạn hãy đặt tên cho file rồi nhấn vào Save để lưu.

Bước 7: Tiếp theo tại Mail Merge Recipients, các bạn cũng có thể thực hiện chỉnh sửa với những chức năng như sau:

Rồi sau đó hãy nhấn vào OK.

Bước 8: Lúc này bạn hãy quay trở lại hộp thoại Mail Merge.

Tại đây chọn vào Use an existing list ở tại Select recipients => tại Step 3 of 6 chọn vào Next: Write your letter => Chọn tiếp vào More items.

Bước 9:

Bước 10: Khi bạn đã thực hiện chèn các trường xong => chọn vào Next: Complete the merge.

Bước 11:

Trộn thư trong Word 2010 với cách dùng file Excel

Để có thể trộn thư trong Word 2010 với cách dùng file Excel thì các bạn hãy thực hiện theo những bước sau đây.

Bước 1:

Bước 2: Lựa chọn những sheet có chứa dữ liệu ở file Excel => rồi chọn vào nút OK.

Bước 3: Lúc này, bạn hãy thực hiện lại các thao tác từ bước 7 tới bước 11 ở trong phần trộn thư trong Word với cách tạo danh sách chèn ở phần trên.

Chú ý: Khi bạn thực hiện trộn thư bằng file Excel, thì danh sách ở trong file cần được thực hiện tạo ở dòng đầu tiên. Và không được để trống các ô trên và các ô dưới, nếu để trống thì bạn sẽ tạo những biểu mẫu trống. Cách để tránh gặp phải trường hợp đó, thì các bạn hãy bỏ chọn ở những trường trống có trong cửa sổ hộp thoại Mail Merge Recipients.

Hướng dẫn trộn được nhiều thư ở trong Word 2010

Nếu như bạn muốn trộn được nhiều thư trên một trang giấy ở trong Word 2010, thì các bạn hãy theo dõi và thực hiện theo những thao tác sau đây.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chuẩn bị 1 bảng chứa dữ liệu và nội dung ở trong file Word mà bạn muốn trộn.

Bước 2: Nếu bạn muốn nhân nhiều các nội dung có sẵn cùng lúc, thì bạn hãy copy nội dung có sẵn ở trong file Word => rồi vào tab Mailings => chọn vào Start Mail Merge => chọn tiếp Labels => chọn vào New Label.

Sau đó hộp thoại Label Detail hiện ra, các bạn hãy thực hiện thiết lập cho những thông số rồi chọn vào OK.

 

Lúc này, các bạn hãy thực hiện Paste nội dung vừa copy vào trong ô đầu tiên => Chọn vào Update Labels ở trong tab Mailings để có thể nhân được nhiều nhãn có cùng một nội dung ở trên trang.

Bước 3: Tiếp tục tại tab Mailings, nhấn chọn vào Select Recipients => Use Existing List => Chọn file Excel có chứa các dữ liệu bạn muốn chèn vào trong file Word.

Bước 4: Tiếp đến ở vị trí bạn cần nhập thông tin ở trên nhãn đầu tiền trong file Word, các bạn hãy chọn vào Insert Merge Field rồi lựa chọn nội dung thích hợp.

Đối với những thông tin ở bên dưới bạn hãy thực hiện tương tự. Sau khi thực hiện xong ở nhãn đầu tiên, bạn hãy nhấn vào Update Labels để thực hiện điền thông tin cho những nhãn có trên trang.

Bước 5: Nếu bạn muốn xem trước kết quả, thì chọn vào Preview Results. Còn bạn đã thực hiện chính xác các thao tác ở bên trên, thì bạn sẽ nhìn thấy mỗi mục có trong các nhãn sẽ được hiển thị những dữ liệu tương ứng với dữ liệu có trong bảng mà chẳng bị trùng lặp chi tiết nào.

Như vậy bài viết trên đây là toàn bộ các thao tác thực hiện trộn thư trong Word 2010 được chúng tôi chia sẻ tới các bạn. Nếu thay hay và hữu ích hãy chia sẻ tới mọi người xung quanh để mọi người cùng tham khảo nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của chúng tôi. Ngoài ra, các bạn hãy nhớ Follow chúng tôi để cập nhật thêm những bài viết hay và hữu ích khác nữa nhé.

Microsoft Office -