Cách lưu Powerpoint và cách chia sẻ nhanh nhất hiện nay

» Microsoft Office » Cách lưu Powerpoint và cách chia sẻ nhanh nhất hiện nay

Cách lưu Powerpoint như bình thường, cách thay đổi vị trí lưu mặc định, sử dụng tính năng AutoRecover, lưu với định dạng khác, chia sẻ bài thuyết trình.

Contents

Cách lưu PowerPoint như bình thường

Thực tế có khá nhiều bạn dành vô số thời gian để thiết kế được một bài thuyết trình tâm đắc, nhưng sau đó không biết cách để lưu lại. Trong phần này, chúng mình sẽ chia sẻ đến các bạn hai cách lưu Powerpoint phổ biến nhất hiện nay.

Sử dụng thanh công cụ

Bước 1: Đối với cách lưu Powerpoint này, trước hết hãy bấm vào tab File trên thanh công cụ => chọn mục Save => tiếp tục chọn một vị trí mà bạn muốn lưu lại bài thuyết trình.

Bước 2: Tại hộp thoại vừa hiện lên, tiến hành đổi tên cho file PowerPoint nếu cần thiết.

Bước 3: Cuối cùng, bấm chọn nút Save để hoàn tất cách lưu Powerpoint này.

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S (phím Ctrl và phím S). 

Bước 2: Tại hộp thoại vừa hiện lên, bấm chọn một vị trí mà bạn muốn lưu lại bài thuyết trình => đổi tên cho file PowerPoint nếu cần thiết.

Bước 3: Cuối cùng, bấm chọn nút Save để hoàn tất cách lưu Powerpoint này.

Có một lưu ý nhỏ đối với cách này, đó là kể từ giờ trở đi, cho dù bạn nhấn bao nhiêu lần tổ hợp phím Ctrl + S, Powerpoint cũng sẽ tự động lưu đè lên file bạn đã lưu lần đầu tiên.

Cách thay đổi vị trí lưu bài mặc định

Thông thường khi thực hiện hai cách lưu Powerpoint ở trên, nếu bạn không chọn vị trí lưu, các file sẽ luôn được lưu ở một vị trí mặc định. Nếu muốn thay đổi vị trí này, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Bấm vào tab File trên thanh công cụ để có thể xem được toàn bộ các mục trong phần Backstage.

Bước 2: Tiếp đến, bấm chọn mục Options => hộp thoại PowerPoint Options sẽ hiện lên.

Bước 3: Bấm chọn mục Save => bấm chuột để đánh dấu vào ô Save to Computer nhằm mục đích lưu mặc định.

Bước 4: Cuối cùng, bấm chọn OK để tiến hành lưu lại thay đổi.

Sử dụng tính năng AutoRecover trong PowerPoint

AutoRecover là tính năng vô cùng hữu ích nếu bạn cần lấy lại file Powerpoint trong trường hợp file hoặc máy tính của bạn đang gặp sự cố không lưu được. Để thực hiện cách lưu Powerpoint thông qua tính năng này, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:

Cách sử dụng AutoRecover

Bước 1: Trước hết hãy mở lên phần mềm PowerPoint, lúc này nếu file đã được lưu tự động trước đó thì hộp thoại AutoRecover sẽ đồng thời hiện lên.

Bước 2: Bấm vào bài thuyết trình hiện ra trên hộp thoại => bài thuyết trình sẽ tự động được khôi phục lại.

Cách khôi phục file khi không có AutoRecover

Vậy còn trường hợp file chưa được lưu tự động, tức là khi mở Powerpoint lên bạn không thấy xuất hiện hộp thoại AutoRecover thì sao? Thực tế thì bạn vẫn có thể lấy lại được file trong trường hợp này một cách vô cùng đơn giản:

Bước 1: Bấm vào tab File trên thanh công cụ => bấm chọn mục Manage Presentation.

Bước 2:  Tiếp tục bấm chọn mục Recover Unsaved Presentations là được.

Lưu bài thuyết trình PowerPoint với định dạng khác

Cách lưu PowerPoint với các phiên bản khác của PowerPoint

Nếu muốn tận dụng các bài thuyết trình cũ để tiết kiệm thời gian, bạn có thể lưu chúng với các định dạng khác (tức là lưu bản sao của bản Powerpoint cũ) theo những hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Trước hết hãy mở file Powerpoint cũ lên => bấm vào tab File trên thanh công cụ.

Bước 2: Bấm chọn mục Save As => ngay lập tức bạn sẽ thấy một hộp thoại mới hiện lên.

Bước 3: Bấm chọn một vị trí muốn lưu lại file PowerPoint => thay đổi tên cho file bản sao để dễ dàng nhận ra về sau.

Bước 4: Cuối cùng, bấm chọn Save để lưu lại file mới.

Lưu PowerPoint thành video

Bạn nghĩ sao về cách lưu Powerpoint ở dạng một video? Cách làm chỉ đơn giản như sau:

Bước 1: Trước hết hãy mở file Powerpoint cũ lên => bấm vào tab File trên thanh công cụ => chọn mục Save As.

Bước 2: Tại hộp thoại mới vừa hiện lên, bấm chọn định dạng file là MPEG – 4 VIDEO (hoặc chọn Windows Media Video).

Bước 3: Bấm chọn một vị trí muốn lưu lại file PowerPoint => thay đổi tên cho file bản sao để dễ dàng nhận ra về sau.

Bước 4: Cuối cùng, bấm chọn Save để lưu lại file video mới.

Lưu PowerPoint thành file PDF

Đối với những file Powerpoint có tính chất bản quyền, để tránh bị đánh cắp chất xám, tốt nhất bạn nên lưu file thành định dạng PDF. Cách làm như sau:

Bước 1: Trước hết hãy mở file Powerpoint cũ lên => bấm vào tab File trên thanh công cụ => chọn mục Save As.

Bước 2: Thực hiện thay đổi định dạng file thành PDF bằng cách trong danh sách hiện ra, chọn Save as type.

Bước 3: Bấm chọn một vị trí muốn lưu lại file PowerPoint => thay đổi tên cho file bản sao để dễ dàng nhận ra về sau.

Bước 4: Cuối cùng, bấm chọn Save để lưu lại file PDF vừa nhận được.

Chia sẻ bài trình chiếu trong PowerPoint

Khi bạn làm việc tập thể trong một nhóm, việc cùng nhau chuẩn bị một bài thuyết trình là điều khó tránh khỏi. Vậy có cách lưu Powerpoint nào để các thành viên trong nhóm dễ dàng nêu được ý kiến đóng góp hay không? 

Câu trả lời chắc chắn là Có. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện:

Bước 1:Trước hết hãy mở file Powerpoint cũ lên => bấm vào tab File trên thanh công cụ để hiện lên phần Backstage.

Bước 2: Tiếp tục bấm chọn mục Share => bảng điều khiển sẽ được tự động bật lên. 

Bước 3: Giờ thì bạn có thể sử dụng những tùy chọn trong bảng này để chia sẻ file với các thành viên khác rồi đấy.

Vậy là trong bài viết trên, chúng mình đã giới thiệu đến bạn các cách lưu Powerpoint chính xác nhất, đồng thời mở rộng thêm cả cách chia sẻ Powerpoint. Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng những hướng dẫn này một cách linh hoạt trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả tối ưu. Cuối cùng, nếu thích bài viết, đừng quên bấm theo dõi trang ngay để liên tục cập nhật thêm nhiều thủ thuật MS Office thú vị khác bạn nhé!

Microsoft Office -