Lề chuẩn trong Word – Quy định và cách thực hiện chi tiết

Lề chuẩn trong Word, quy định căn lề chuẩn trong văn bản hành chính, cách hiện thanh căn lề trong Word, cách căn lề chuẩn trong Word 2010, 2016 trở lên, 2007 và 2003.

Quy định căn lề chuẩn trong văn bản hành chính

Các quy định về hình thức trình bày lề chuẩn trong các văn bản hành chính được thể hiện trong Nghị định 30/2020 về công tác văn thư do Chính phủ ban hành bao gồm các yếu tố sau đây:

Các văn bản hành chính bắt buộc phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). 

Theo Phụ lục I trong nghị định 30, nguyên tắc căn lề chuẩn trong Word đối với khổ giấy A4 là:

• Lề trên: cần cách mép trên một khoảng từ 2 – 2,5 cm
• Lề dưới: cần cách mép dưới một khoảng từ 2 – 2,5 cm
• Lề phải: cần cách mép phải một khoảng từ 1,5 – 2 cm
• Lề trái: cần cách mép trái một khoảng từ 3 – 3,5 cm

Trên đây là những quy định về lề chuẩn trong Word đối với văn bản hành chính. Trong những phần dưới đây, hãy cùng tìm hiểu về cách thực hiện căn lề trong các phiên bản Word khác nhau nhé.

Cách hiện thanh căn lề trong Word

Bạn cần làm hiện lên thanh căn lề, hay chính là thanh thước Ruler, thì mới có thể dễ dàng căn được lề chuẩn trong Word. Cách làm nó hiện lên như sau:

Word 2016 trở lên

Trong giao diện của Word, bấm vào tab View trên thanh công cụ => Show => Ruler.

Word 2010

Bước 1: Trong giao diện của Word, bấm vào tab View trên thanh công cụ => bấm chuột để tích vào mục Ruler để hiển thị ra thanh kẻ ngang và thanh kẻ dọc trên giao diện.

Bước 2: Sau đó, mở Word Options lên và tiến hành cài đặt lại đơn vị theo ý mình.

Word 2013

Trong giao diện của Word, bấm vào tab View trên thanh công cụ => bấm chuột để tích vào mục Ruler để hiển thị ra thanh kẻ ngang và thanh kẻ dọc trên giao diện.

Word 2007 và 2003

Không giống với các phiên bản khác, Word 2007 và 2003 không thể hiển thị được đồng thời cả hai thanh thước dọc và ngang. Chính vì vậy, chúng ta buộc phải mở thanh thước ngang trước, sau đó mới thực hiện mở thanh thước dọc.

Đối với Word 2007

• Cách hiện lên thanh thước ngang

Bước 1: Trong giao diện của Word, bấm vào tab View trên thanh công cụ.

Bước 2: Tìm đến mục Show/Hide => chọn Ruler để hiển thị lên thanh thước ngang trên giao diện.

• Cách hiện lên thanh thước dọc

Bước 1: Bấm vào biểu tượng Microsoft ở góc trái màn hình => chọn Word Options

Bước 2: Chọn Advanced.

Bước 3: Tiếp tục bấm chọn mục Display => Show Vertical ruler in Print Layout view để hiển thị lên thanh thước dọc trên giao diện.

Đối với Word 2003

• Cách mở thanh thước ngang

Trong giao diện của Word, bấm vào tab View trên thanh công cụ => bấm chuột để tích vào mục Ruler => sau đó thanh thước ngang sẽ hiện lên trong giao diện.

• Cách mở thanh thước dọc

Bấm chọn Tools => Options => View => mục Print and Web Layout options hiện lên => bấm tích vào mục Vertical ruler (Print view only) => bấm chọn OK để hiện lên thanh thước dọc.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2010

Bước 1: Trong giao diện của Word, bấm vào tab File trên thanh công cụ => Options.

Bước 2: Trong hộp thoại Word Options vừa hiện lên, chọn Advanced.

Bước 3: Kéo xuống phía dưới và tìm mục Show measurements in units of => đổi đơn vị trong mục này thành Centimeters => chọn OK.

Bước 4: Quay trở lại giao diện của Word 2010, bấm chuyển sang tab Page Layout trên thanh công cụ => Margins

Bước 5: Bấm vào mục Custom Margins và tiến hành thay đổi lại bố cục theo lề chuẩn trong Word là xong.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2016 trở lên

Bước 1: Trong giao diện của Word, bấm vào tab File trên thanh công cụ => Options.

Bước 2: Trong hộp thoại Word Options vừa hiện lên, chọn Advanced.

Bước 3: Kéo xuống phía dưới và tìm mục Hiển thị => tại đây, hãy điều chỉnh lại đơn vị đo, thường là chuyển từ Inch sang Centimeters.

Bước 4: Quay trở lại giao diện của Word 2016, chuyển sang tab Layout (Bố trí) trên thanh công cụ.

Bước 5: Chọn các kiểu căn chỉnh lề mặc định hoặc tự điều chỉnh lại những thông số theo chuẩn.

Bước 6: Bấm chọn OK để áp dụng các thiết lập.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2007 và 2003

Đối với Word 2007

Bước 1: Bạn thực hiện tất cả các thao tác thay đổi lại đơn vị của thanh thước tương tự như ở phiên bản Word 2010 => bấm chuyển sang tab Page Layout trên thanh công cụ => Margins.

Bước 2: Tại mục Margins, bấm chọn Custom Margins.

Bước 3: Tiến hành điều chỉnh lại các thông số: Top, Bottom, Right và Left sao cho đạt được lề chuẩn trong Word.

Đối với Word 2003

Bước 1: Chuyển sang tab Tools trên thanh công cụ => chọn Options để tiến hành kích hoạt Word Options.

Bước 2: Trong mục Measurements units của General options, tiến hành thay đổi đơn vị từ Inches sang Centimeters => chọn OK để áp dụng thay đổi.

Bước 3: Quay trở lại giao diện chính, chuyển sang tab File => chọn Page Setup.

Bước 4: Trong hộp thoại Page Setup vừa hiện lên, hãy điều chỉnh lại các thông số: Top, Bottom, Right và Left để căn được lề chuẩn trong Word.

Vậy là trong bài viết trên, chúng mình đã cung cấp đến bạn các quy định căn lề chuẩn trong các văn bản hành chính cùng những cách thực hiện căn lề chuẩn trong Word mọi phiên bản. Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng chúng một cách linh hoạt trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả tối ưu. Cuối cùng, nếu thích bài viết, đừng quên bấm theo dõi trang ngay để liên tục cập nhật thêm nhiều thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác bạn nhé!

• Cách viết công thức trong Word trên máy tính và điện thoại

• Cách thụt đầu dòng trong Word và cách xóa thụt đầu dòng

• Cách chỉnh khoảng cách dòng trong Word mới nhất

• Copy công thức trong Excel bằng 6 cách hiệu quả nhất

• Word là gì và những kiến thức cơ bản cần biết về Word

• Cách in 2 mặt trong Word trên tất cả các phiên bản

• Cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010 đơn giản nhất