Nén file PDF để gửi Email với 2 cách thông dụng nhất

» PDF » Nén file PDF để gửi Email với 2 cách thông dụng nhất

Nén file PDF để gửi Email, cách gửi file PDF qua Email, cách nén file PDF để gửi Email, Mở một tập tin đính kèm file PDF khi gửi Email.

Contents

Cách gửi file PDF qua Email 

Trước khi tìm hiểu vì sao cần nén file PDF để gửi qua Email, trước hết chúng ta cần hiểu rõ cách gửi file PDF thông thường qua Email được thực hiện như thế nào.

Chúng ta đều biết rằng với Email, nội dung trao đổi thường rất phong phú. Đó có thể là những dòng text ngắn, những hình ảnh, các đường link, các file tài liệu PDF, tài liệu Doc hay tài liệu Excel… Trong công việc hàng ngày, chúng ta luôn cần trao đổi qua lại với người khác hay một nhóm những thông tin như vậy.

Và để thực hiện được điều này, chúng ta cần đến tính năng Đính kèm tệp tin (Attachment) trong Email. Nó là công cụ giúp bạn gửi bất kỳ file dạng nào cho người khác.

Email thường chỉ cho phép bạn gửi một tệp tin có dung lượng tối đa là 25M, do đó trong trường hợp file có dung lượng quá lớn, chúng ta buộc phải nén file PDF để gửi Email thành công.

Dưới đây là các bước để đính kèm file PDF vào mail:

Bước 1: Truy cập vào Gmail bằng cách bấm vào đường link gmail.com => tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail cá nhân => Bấm chọn mục +Soạn thư để mở ra một hộp soạn thảo tin nhắn.

Bước 2: Trong hộp soạn thảo này, bấm vào biểu tưởng tượng có hình chiếc ghim nằm ngang (đính kèm tập tin) => tìm và bấm vào file bạn cần đính kèm.

Bước 3: Tiến hành nhập vào các thông tin cần thiết để gửi được mail đi: Email người nhận, tiêu đề Email, tin nhắn muốn gửi cho người nhận (đừng quên kiểm tra lại một lượt tất cả các thông tin trong email, bao gồm cả các tệp đã đính kèm) => Bấm vào nút Gửi để hoàn tất việc gửi email đính kèm file PDF.

Cách nén file PDF để gửi Email

Có hai cách để thực hiện việc nén file PDF để gửi Email, đó là:

Nén file PDF để gửi Email trên máy tính tải lên bằng tệp đính kèm

Bạn có thể nén file PDF để gửi Email trên máy tính bằng cách online hoặc offline. Tuỳ thuộc vào nhu cầu, bạn có thể nén file PDF online thông qua các Website cả miễn phí và có phí, hoặc nén offline bằng các phần mềm trên máy tính hoặc các ứng dụng trên điện thoại thông minh.

Sau khi nén file PDF để gửi Email, để gửi file này đi bạn cần:

Bước 1: Chọn file PDF cần nén => Chọn địa điểm nén file PDF phù hợp như các bước dưới đây (lưu ý rằng file PDF đã nén thành công thường có đuôi là zip, rar,…).

Bước 2: Để tải file lên, bấm chọn biểu tượng Ghim (tệp đính kèm) => tìm và chọn file PDF cần gửi.

Bước 3: Tiến hành nhập vào các thông tin cần thiết để gửi được mail đi: Email người nhận, tiêu đề Email, tin nhắn muốn gửi cho người nhận (đừng quên kiểm tra lại một lượt tất cả các thông tin trong email, bao gồm cả các tệp đã đính kèm) => Bấm vào nút Gửi để hoàn tất việc gửi email đính kèm file PDF đã nén.

Gửi file PDF thông qua Google Drive

Bước 1: Tiến hành nhập vào các thông tin cần thiết để gửi được mail đi: Email người nhận, tiêu đề Email, tin nhắn muốn gửi cho người nhận => chọn biểu tượng Drive.

Bước 2: Chọn tập tin PDF cần gửi trong Drive (trước khi thực hiện bước này, bạn cần upload file cần gửi lên trên Drive đã nhé) => bấm chọn Chèn.

Bước 3: Gửi email bao gồm nội dung và đính kèm tập tin Drive là hoàn tất.

Mở một tập tin đính kèm file PDF khi gửi Email

Mỗi khi nhận được một tin nhắn email có đính kèm tệp, đừng vội vàng bấm mở tệp ngay mà hãy kiểm tra thông tin người gửi trước đã.

Mở một tập tin đính kèm file PDF trong Email

Khi mở Email được đính kèm theo một hay nhiều tập tin, bạn sẽ thấy nội dung được hiển thị trên màn hình còn các file được đính kèm sẽ hiển thị ở phía dưới cùng. Vì vậy bạn cần đảm bảo mình đã kéo xuống cuối email để tránh bỏ sót tệp tin nào nhé.

Mở một tập tin có đính kèm file nén PDF trong Email

Tương tự như cách mở Email có file nén hay không nén, tập tin đính kèm vẫn luôn hiển thị ở dưới cùng. Do đó chúng mình xin nhắc lại rằng bạn cần đảm bảo mình đã kéo xuống cuối email để tránh bỏ sót tệp tin nào.

Khi mở tệp tin ra, bạn sẽ thấy trên tập tin có 2 biểu tượng là dấu mũi tên hướng xuống và Google Drive.

Tải tập tin về máy tính

Bước 1: Click vào biểu tượng mũi tên hướng xuống để tải file PDF đang bị nén về máy tính.

Bước 2: File được Download dưới dạng file nén, do đó bạn cần giải nén file thì mới xem được nội dung. Để làm điều này, bấm Giải nén đến (Extract) => chọn đích đến của file => OK

Sau khi hoàn tất quá trình giải nén file PDF, bạn có thể xem nội dung của file như bình thường.

Tải tập tin với Google Drive

Bước 1: Thêm tập tin vào Drive bằng cách click vào biểu tượng thêm vào Drive => chọn vị trí lưu trữ file => chọn Di chuyển đến đây.

Bước 2: Sử dụng ZIP Extractor để giải nén bằng cách click vào file cần giải nén=> bấm chuột phải hiển thị cửa sổ => Mở bằng => ZIP Extractor => Extract => View Files.

Thực tế thì ngoài trường hợp mở tập tin nén đính kèm file PDF thông qua Drive, việc gửi một tin không nén sẽ dễ dàng hơn nhiều. Để làm điều này, chỉ cần click vào link Drive (file tập tin không nén) là bạn sẽ thấy các kết quả trực tiếp được hiển thị trên màn hình.

Như vậy là trong bài viết trên, chúng mình đã giới thiệu đến bạn cách nén file PDF để gửi Email. Giờ thì việc gửi những tệp tin có dung lượng lớn đã không phải là vấn đề với bạn rồi. Cuối cùng, để liên tục cập nhật thêm nhiều bài viết thú vị khác thuộc cùng chủ đề, đừng quên bấm theo dõi trang ngay bạn nhé.

PDF -