Ma trận quản lý thời gian – Cách quản lý thời gian hiệu quả

IIE » Là gì? » Ma trận quản lý thời gian – Cách quản lý thời gian hiệu quả

Ma trận quản lý thời gian là gì, những cấp độ ma trận quản lý thời gian và ma trận Eisenhower dành cho sinh viên.

Content

Tìm hiểu về ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được xem đến là ma trận quản lý thời gian được đặt dựa theo tên của người tạo ra ma trận là Tổng thống Mỹ thứ 34 là Ông Dwight David Eisenhower. Và ma trận này là cách giúp chúng ta quản lý được thời gian giúp làm việc hiệu quả hơn, loại bỏ đi những việc không đáng có, làm tốn thời gian.

Và ông có một câu nói rất hay đó chính là “Most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent”. Và được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “Hầu hết những việc khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những việc quan trọng đều không khẩn cấp.”

Khi các bạn vội vã và bận rộn với công việc, các bạn sẽ bỏ qua được sự phân biệt những việc gì khẩn cấp và những việc gì quan trọng. Hai từ vừa rồi thường thì sẽ có thể thế chỗ cho nhau, tuy nhiên lại có 1 sự khác nhau rất lớn ở giữa chúng, ngoài ra cũng chính sự khác biệt đó lại tạo ra mấu chốt đối với ma trận Eisenhower.

Cơ bản thì mà trận này là cách để có thể tìm ra được những điều bạn cần làm và cần thực hiện lời hứa, cam kết của chính mình 1 cách ý thức hơn. Và ông Eisenhower đã làm tốt những việc này.

Bản chất mỗi người chúng ta chính là sẽ ưu tiên những công việc khẩn cấp. Khi mà biết rằng thời hạn hoàn thành công việc sắp hết, bộ não của chúng ta lúc đó sẽ được hoạt động. Và chúng ta hãy dành thêm thời gian và công sức để có thể hoàn thành công việc nào đó đơn giản bởi vì việc đó khẩn cấp, khi đã hoàn thành xong, não bộ của chúng ta sẽ nhận được một chút dopamine nhỏ cho các nỗ lực đó làm cho chúng kích thích. Thế nhưng khi bị mất đi, thì chúng ta sẽ nhận thấy rằng chúng ta đã dành ra cả ngày trời để làm việc không quan trọng.

Và Doanh nhân và Nhà giáo dục Stephen Covey lại hiểu rất rõ về “Bệnh nghiện khẩn cấp” và để có thể biết được việc gì quan trọng và việc gì thì khẩn cấp, thì ông đã tự tạo ra một ma trận quản lý thời gian cho chính mình.

Những cấp độ ở ma trận Eisenhower

Ở ma trận Eisenhower, các việc quan trọng sẽ được hiểu là các việc dù là cá nhân hay là nhóm thì cũng cần phải có kế hoạch và chính là việc giúp cho bạn chạm được tới mục tiêu đã đề ra.

Còn việc khẩn cấp thì sẽ là các việc mang tới hậu quả nếu như các bạn không thực hiện nó ngay và luôn, vì thế yêu cầu bạn cần dành nhiều thời gian để thực hiện trong một trạng thái không tốt và vội vàng.

Vì thế, những cấp độ ở ma trận Eisenhower dựa vào 2 yếu tố đó là khẩn cấp và quan trọng và sẽ được sắp xếp và quản lý dựa theo một thứ tự cụ thể.

Hướng dẫn dùng ma trận quản lý thời gian

Khi bạn đã biết được 4 cấp độ ở trong ma trận quản lý thời gian, sau đây chúng tôi sẽ chỉ bạn cho các bạn cách dùng ma trận quản lý thời gian. Đầu tiên, các bạn cần phải liệt kê các công việc cần phải làm, bao gồm cả những công việc không thực sự quan trọng nhưng lại lãng phí nhiều thời gian. Rồi sau đó, bạn hãy sắp xếp các công việc đó dựa theo 4 cấp độ như sau.

Nếu như dùng ma trận Eisenhower, chúng ta cũng có thể dùng cho cả các kế hoạch lớn (Thậm chí là dùng được cho cả kế hoạch trong tuần) cũng giống với kế hoạch một ngày.

(P1) Cấp độ 1: Những việc khẩn cấp, quan trọng

Đối với cấp độ này, các việc cần phải ưu tiên thực hiện trước bao gồm:

Việc không thể đoán trước: Cuộc họp khẩn cấp, cuộc gọi tới và đi quan trọng hay là bệnh tật,…

Việc có thể đoán trước: Đám cưới, sinh nhật, họp định kì hay là những cuộc họp đã có kế hoạch trước,…

Việc đã trì hoãn sát ngày nộp deadline: Thuyết trình, kiểm tra, báo cáo,…

Các việc loại 1 và 2 chúng ta có thể sẽ không thể tránh được. Nhưng riêng việc loại 3, thì chúng ta hãy giảm bớt gánh nặng với cách chuyển các việc đó qua cấp độ 2. Thế nhưng, chúng tôi có lời khuyên cho các bạn đó là hãy loại bỏ dần thói quen xấu này để có thể giảm bớt được stress và áp lực.

(P2) Cấp độ 2: Những việc quan trọng nhưng lại không khẩn cấp

Đối với các công việc ở trong cấp độ 2 này, thì các bạn hãy dành thêm thời gian để có thể sắp xếp được một cách hợp lý nhất để có thể hoàn thành được công việc đúng tiến độ. Các việc làm đấy thường sẽ không cần phải khẩn cấp thế nhưng lại giúp cho bạn tích lũy thêm nhiều kỹ năng và có được kết quả mà bạn mong muốn có được.

Nếu như bạn đang làm các việc ở P2 mà việc ở P1 lại xuất hiện thì bạn hãy làm xong những việc ở trong P1 trước. Bạn hãy làm việc ở cấp độ 2 khi mà đã hoàn tất các việc ở cấp độ 1.

(P3) Cấp độ 3: Những việc khẩn cấp nhưng lại không quan trọng

Đột nhiên có một ngày nào đó có rất nhiều việc dồn tới thế nhưng những việc đó lại không mấy quan trọng, vì điều đó khiến cho các bạn không thể nào kiểm soát và sắp xếp được. Bạn cần phải tìm ra được biện pháp để giải quyết các việc đó càng sớm càng tốt. Nếu như không hoàn thành được những việc đó, các bạn hãy từ chối nhận với cách lịch sự nhất có thể.

(P4) Cấp độ 4: Những việc không khẩn cấp mà cũng chẳng quan trọng

Đối với các công việc không khẩn cấp và không quan trọng, thì các bạn hãy bỏ qua chúng hoặc là chỉ nên dành 5% vốn thời gian dành cho công việc đó. Bởi chúng có thể làm phí thời gian và ảnh hưởng xấu tới những việc mà bạn cần phải làm mà chẳng mang tới lợi ích gì cho các bạn.

Các bạn hãy đặt ra cho chính mình câu hỏi như là: Nếu xem những thứ này có mang tới cho riêng mình lợi ích gì không? Và khi chơi game mình có thông minh giỏi giang hơn hay không? Và mình có cần phải nhất thiết xem những tập phim đó không?

Các bạn cũng có thể xem và tham khảo các cách phân chia thời gian sao cho phù hợp bằng 4 cấp độ ở ma trận quản lý thời gian như sau:

Mẫu ma trận quản lý thời gian dành cho sinh viên

Mỗi người chúng ta sẽ có 24 giờ hàng ngày để làm việc, học tập. Tuy nhiên dùng thời gian như nào mới phù hợp và đem lại hiệu quả thì lại dựa vào ý muốn của mỗi người.

Bởi vậy, đối với những bạn vẫn còn đang đi học, thì hãy quản lý và sắp xếp khối lượng thời gian một cách hợp lý bằng ma trận quản lý thời gian. Chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn cách quản lý và sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả và hợp lý nhất đối với sinh viên bằng ma trận Eisenhower.

Cách xác định việc phải làm và việc không phải làm

Đối với các việc làm quan trọng, cần thiết và khẩn cấp, Ví dụ: Deadline quan trọng có thời hạn nộp sớm, những việc cần phải giải quyết gấp,… các bạn hãy ưu tiên làm những việc quan trọng trước và hãy sắp xếp sao cho thời gian hợp lý và phù hợp.

Đối với những việc quan trọng nhưng lại không khẩn cấp, Ví dụ: Deadline quan trọng nhưng không có thời gian nộp sớm, học hỏi thêm những kỹ năng mới và thể dục,…. Khi bạn ưu tiên cho các việc làm quan trọng, bạn hãy xử lý các công việc sao cho phù hợp với thời gian của các bạn.

Những việc khẩn cấp nhưng lại không quan trọng, Ví dụ: Deadline cần nộp sớm nhưng lại không quan trọng, trả lời email, hoặc là những cuộc gọi,… các việc này, các bạn hãy xử lý sớm nhất có thể hoặc là bạn từ chối một cách lịch sự nhất.

Hay là các việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng, Ví dụ: Những hoạt động vui chơi, giải trí, lướt mạng xã hội hay là xem phim,… các bạn cần phải loại bỏ những việc này để có thể tập trung vào trong công việc quan trọng và khẩn cấp.

Tạo danh sách các việc cần phải thực hiện

Bước tiếp mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn trong bài viết ma trận quản lý thời gian đó chính là tạo ra một thói quen đó là trước khi đi ngủ, chúng ta dành ra một chút thời gian để suy nghĩ xem ngày mai chúng ta cần phải làm việc gì, lên danh sách công việc dành cho buổi sáng ngày mai.

Với thói quen này các bạn sẽ sắp xếp được công việc nào chưa cần phải hoàn thành và công việc nào cần phải hoàn thành. Từ đó, các bạn sẽ nhìn rõ ràng hơn ở trong việc quản lý thời gian sao cho phù hợp với chính mình.

Hướng dẫn cách từ chối

Đối với khá nhiều người, dù đã có rất nhiều việc cần phải làm nhưng lại chưa kịp làm xong, thế nhưng lại còn nhận thêm việc về phần mình. Bởi có thể họ sợ mất lòng mọi người hoặc là chưa nhìn thấy điều kiện và khả năng của chính mình nằm ở đâu.

Bởi vậy, các bạn cần học từ chối để có thể ưu tiên làm các việc đang làm dở và hãy sắp xếp và quản lý thời gian của bản thân hợp lý.

Nhận thức thời gian của chính bản thân

Các bạn hãy thử nghĩ mà xem nếu bạn đang ở tuổi 18 và sống tới 90 tuổi, và chắc chắn các bạn sẽ cứ nghĩ rằng còn rất nhiều thời gian phải không. Nhưng không, khi bạn nhìn vào trong biểu đồ ở dưới đây, các bạn sẽ không còn nhiều thời gian nữa đâu.

Vì thế, các bạn hãy dùng ma trận quản lý thời gian một cách hiệu quả, dùng thời gian của chính mình hiệu quả và có ích nhất.

Bên trên là toàn bộ các thông tin về ma trận quản lý thời gian và những cách dùng ma trận mang tới hiệu quả nhiều nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Hy vọng rằng với những nội dung ở trong bài viết này sẽ có ích và giúp cho các bạn quản lý và sắp xếp được thời gian của chính mình. Cuối cùng, hãy nhớ theo dõi trang chúng tôi để được cập nhật thêm những bài viết hay và hữu ích khác nữa nhé

Là gì? -